3. Obsługa programu FakturyMbG do fakturowania.


Jeśli wcześniej eksploatowaliśmy DOS-owy program "Dokument" firmy MaGaBit, to powinniśmy rozpocząć od zaimportowania kartoteki kontrahentów z tego programu. Importu naszych kontrahentów dokonujemy do aktualnej firmy (wybranej w sposób opisany w podrozdziale Zasady działania), wybierając z głównego menu [Plik -> Stary progr. Dokument -> Dopisz swoich kontrahentów].


Eksploatacje programu możemy rozpocząć od dopisania swoich głównych kontrahentów dla danej firmy. Jest to wskazane, ponieważ późniejsze definiowanie faktur będzie prostsze, gdy będą już zdefiniowani kontrahenci. Nie dotyczy to kontrahentów z którymi mamy kontakty sporadyczne, ponieważ dla nich prościej jest zacząć od razu od definiowania faktury i w trakcie dodać kontrahenta jak to opisano w rozdziale Wprowadzanie faktur.

Dla zachowania prostoty i wynikającej z niej wygody, autor sugeruje, aby symbol kontrahenta z tabeli "Kontrahe" stanowił analitykę konta księgowego np. 200-XNN999 dla rozrachunków z odbiorcami i 210-XNN999 dla rozrachunków z dostawcami, gdzie XNN999 to sześcioznakowy symbol kontrahenta. "X" to pierwsza litera miejscowości w której siedzibę ma dany kontrahent, a "NN" to pierwsze litery nazwy lub symbolu wyróżniającego kontrahenta np. dla PKN ORLEN mogą to być litery "OR", a dla osób fizycznych pierwsze dwie litery nazwiska. Ze względów praktycznych autor sugeruje użycie jako "XNN" dużych liter, bo np. dla firmy "Rafako" z Radomia XNN = "rra" na ekranach w wyższej rozdzielczości może być mylone z literami "na". Natomiast "999" w symbolu kontrahenta, to nr kolejny w ramach danej grupy. Przy stosowaniu powyższej zasady można będzie łatwo odszukać właściwego kontrahenta lub żądane konto rozrachunkowe.

Z menu głównego poprzez [Wprowadzanie -> Kartoteka kontrahentów] możemy wywołać "okno" w którym zobaczymy na ekranie istniejących kontrahentów, a za pomocą przycisków [Dodaj], [Usuń], [Zmień] związanego z wywołanym oknem, dopisywać nowe albo usuwać lub zmieniać istniejących kontrahentów. Dopisywanie nowych kontrahentów możemy również zrobić naciskając klawisze [Ctrl+F5], a usunięcie aktualnego wiersza klawiszami [Ctrl+F8].

Zapisywanie nazw i adresów kontrahentów małymi literami, oczywiście poza wyjątkami wynikającymi z zasad ortografii, zwiększa czytelność prezentowanych danych. Kontrahenci są przyporządkowani do wybranej firmy. Umożliwia to przypisanie w innej firmie pod takim samym symbolem zupełnie innego kontrahenta.

Najczęstszą formą prezentowania danych zawartych w jakimś pliku jest tablica jaką przedstawiono powyżej. Sposób obsługi jest bardzo podobny niezależnie od prezentowanej treści (zawartości). Działa więc menu kontekstowe jakie przedstawiono w poprzednim podrozdziale Zasady działania. Nagłówki kolumn w kolorze żółtym oznaczają, że dane pole wchodzi w skład wybranego porządku, czyli decyduje o kolejności wyświetlanych danych.

Gdy nagłówek kolumny niewiele nam mówi, możemy najechać wskaźnikiem myszy na ten nagłówek i wtedy najczęściej pojawi się obszerniejszy opis tej kolumny. Powyżej przedstawiono przykładowy widok ekranu z wywołaną kartoteką kontrahentów (dla firmy B) po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę kolumny [KontoB]

Szerokość kolumn możemy zmieniać. Robimy to za pomocą "myszy". Ustawiamy wskaźnik "myszy" na kresce rozdzielającej nagłówki kolumn. Następnie naciskamy i trzymamy naciśnięty lewy klawisz "myszy" i przesuwamy "mysz" w prawo, aby zwiększyć lub lewo, aby zmniejszyć szerokość wybranej kolumny. Natomiast gdy podwójnie klikniemy "myszą" na kresce rozdzielającej nagłówki kolumn, to program sam ustali optymalną szerokość kolumny, tak aby widoczna była cała zawartość kolumny bez pustych miejsc.
Najczęściej po zamknięciu okna program zapamięta kolejność i szerokość poszczególnych kolumn i po następnym wywołaniu tego samego okna program odtworzy nam układ kolumn jaki zostawiliśmy ostatnio.


Powinniśmy pamiętać o archiwowaniu (kopiowaniu) naszych zbiorów, zawsze jak wprowadzimy większą ilość danych. Większość danych programu FakturyMbG i Fk_MbG zapamiętana jest w tabelach systemu bazodanowego MS SQL Server.

Wybierając z menu głównego [Plik -> Archiwuj zbiory] program wykona kopie bezpieczeństwa ("backup") bazy [FkMg] do pliku FkMg.bak i zapyta, czy chcemy zarchiwować ten plik, a następnie pojawi nam się okno w którym [Wykonaj] uruchomimy procedurę archiwizacji plików z definicjami raportów (wydruków) i plików w których określono parametry działania programu FakturyMbG. Tworzony jest plik typu [.Zip], którego nazwę możemy zmienić, ze skompresowanymi wszystkimi plikami typu [.Dbf], [.Fpt] i zbiorami typu [.rep]. Odtworzenie tak spakowanych zbiorów wykonamy wybierając z menu [Plik -> Odtwórz zbiory]. Przykładowy widok ekranu podczas archiwizacji przedstawiono poniżej.

Odtworzenie bazy z wszystkimi danymi z momentu kopiowania, możemy wykonać poprzez menu systemowe: [Start -> Programy -> MaGaBit -> Faktury - Odtwórz bazę FkMg]. Odtworzenie to kasuje wszystkie istniejące przed odtworzeniem dane w bazie [FkMg], zastępując je tymi, które zostały wcześnie wyeksportowane, w wersji jakiej istniały w momencie eksportu.

Życzę zadowolenia ze stosowania tego programu i proszę o wszelkie uwagi na adres:

    Maciej Gabrysiak