3. Obsługa programu Fk_MG.


Jeśli wcześniej eksploatowaliśmy DOS-owy system F-K firmy MaGaBit, to powinniśmy rozpocząć od zaimportowania danych z tego systemu. Importu poleceń księgowania dokonujemy do aktualnego miesiąca wybranego w sposób opisany w podrozdziale Zasady działania. Proszę zwrócić uwagę na symbol "99" podany jako identyfikator miesiąca. Zauważmy, że dla identyfikatora roku w którym występuje jako identyfikator miesiąca "99", nie występują inne identyfikatory miesięcy. Symbol "99" był wykorzystany w programie dla utworzenia obrotów (PK nr 999) ze stanów z bilansu otwarcia zapisanych w kartotece "FK_KS". Jest to konieczne ze względu na zmianę koncepcji kartoteki rozrachunków. W programie Fk_MG nie występuje oddzielna tabela zawierająca obroty dla kont rozrachunkowych, które się nie bilansują, jak to miało miejsce w DOS-owym systemie F-K. W nowym systemie Fk_MG rozrachunki są zestawiane bezpośrednio na podstawie tabel "FkObroty" i "Konta".

Nowa koncepcja jest znacznie prostsza. Wszystkie obroty występują tylko jeden raz, a nie wielokrotnie, ale na etapie przenoszenia danych ze starego systemu do nowego, stwarza to pewne problemy. Niektóre zmiany numerów faktur, mające na celu zbilansowanie, w starym systemie były robione na kopii obrotów znajdujących się w zbiorze rozrachunkowym, który nie może być przepisany, bo obroty byłyby zdublowane. Możemy częściowo to poprawić. Po zaimportowaniu wszystkich miesięcy ze starego programu, możemy wykonać [Plik -> Stare FK -> Uzupełnij nr faktur z R_R] (Rozrachunków Rozliczonych) dla wszystkich zaimportowanych miesięcy. Każdorazowo po uzupełnieniu nr faktur z R_R proszę wywołać z menu [Rozrachunki -> Ustaw rozrachunki zbilansowane]. Na koniec dla ostatniego zaimportowanego miesiąca, możemy wykonać [Plik -> Stare FK -> Uzupełnij nr fakt. z rozrachunków].


Eksploatacje programu możemy rozpocząć od ustalenia własnego Planu Kont dla danego roku bilansowego. Jest to wskazane, ponieważ późniejsze księgowanie obrotów będzie prostsze, gdy będą już zdefiniowane konta księgowe. Nie dotyczy to kont rozrachunkowych, ponieważ dla kont rozrachunkowych prościej jest zacząć od kartoteki kontrahentów i następnie wprowadzać obroty do rejestru zakupu / sprzedaży i je od razu zadekretować na konta księgowe.

Dla zachowania prostoty i wynikającej z niej wygody, autor sugeruje, aby symbol kontrahenta z tabeli "Kontrahe" stanowił analitykę konta księgowego np. 200-XY9999 dla rozrachunków z odbiorcami i 210-XY9999 dla rozrachunków z dostawcami, gdzie XY9999 to sześcioznakowy symbol kontrahenta. "X" to pierwsza litera miejscowości w której siedzibę ma dany kontrahent, a "Y" to pierwsza litera nazwy lub symbolu wyróżniającego kontrahenta np. dla PKN ORLEN może to być litera "O", a dla osób fizycznych pierwsza litera nazwiska. Ze względów praktycznych autor sugeruje użycie jako "XY" dużych liter, bo np. dla firmy "Rafako" z Radomia XY = "rr" na ekranach w wyższej rozdzielczości może być mylone z literą "n". Natomiast "9999" w symbolu kontrahenta, to nr kolejny w ramach danej grupy. Przy stosowaniu powyższej zasady można będzie łatwo odszukać właściwego kontrahenta lub żądane konto rozrachunkowe.

Z menu głównego poprzez [Bilans -> Tworzenie i zmiany Planu Kont] możemy wywołać "okno" w którym zobaczymy na ekranie istniejące konta, a za pomocą menu [Edycja planu kont] związanego z wywołanym oknem, dopisywać nowe albo usuwać lub zmieniać istniejące konta. Dopisywanie nowych kont możemy również zrobić naciskając klawisze [Ctrl+F5], a zmianę aktualnego konta klawiszami [Ctrl+N].

Zapisywanie nazw kontrahentów i nazw kont małymi literami, oczywiście poza wyjątkami wynikającymi z zasad ortografii, zwiększa czytelność prezentowanych danych.
Symbole i nazwy kont są przyporządkowane do wybranej firmy i roku bilansowego. Umożliwia to nadanie w następnym roku innej nazwy dla danego symbolu konta. Nie należy tego robić dla kont rozrachunkowych, ponieważ zobowiązania lub należności mogą i często przechodzą na następny rok bilansowy. Zmieniając nazwę konta rozrachunkowego, sami narobilibyśmy sobie bałaganu, wynikającego z połączenia w rozrachunkach faktur od dwóch różnych kontrahentów starego i nowego.

Z menu [Edycja planu kont] możemy wybrać pozycję [Utwórz plan kont], gdy zechcemy aby program utworzył dla wybranego roku bilansowego przykładowy plan kont, który następnie możemy zaadaptować do własnych potrzeb.

Najczęstszą formą prezentowania danych zawartych w jakimś pliku jest tablica jaką przedstawiono obok. Sposób obsługi jest bardzo podobny niezależnie od prezentowanej treści (zawartości). Działa więc menu kontekstowe jakie przedstawiono w poprzednim podrozdziale Zasady działania. Nagłówki kolumn w kolorze żółtym oznaczają, że dane pole wchodzi w skład wybranego porządku, czyli decyduje o kolejności wyświetlanych danych.

Gdy nagłówek kolumny niewiele nam mówi, możemy najechać wskaźnikiem myszy na ten nagłówek i wtedy najczęściej pojawi się obszerniejszy opis tej kolumny. Obok przedstawiono przykładowy widok ekranu z wywołaną kartoteką "Konta" (dla firmy C i roku 2007) po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę kolumny [Typ].

Kolumny w kolorze zielonym oznaczają, że dana kolumna jest kontrolowana przez jakąś inną tabelę - swego rodzaju słownik. Kliknięcie "myszą", albo naciśnięcie klawisza [Enter] na jakiejś komórce takiej kolumny, spowoduje otwarcie tej komórki do edycji. Z prawej strony pojawi się kwadratowy przycisk z trójkątem na środku. Teraz możemy wystukać na klawiaturze nową zawartość komórki. Możemy również wprowadzić początkowy znak (cyfrę) i następnie kliknąć wskaźnikiem "myszy" w przycisk z trójkątem, albo z klawiatury [Ctrl+Enter]. Otworzy się wtedy dodatkowe okno, z którego możemy klawiszami strzałek lub "myszą" wybrać jakiś wiersz, a program stosowną wartość przepisze nam do edytowanej komórki. W sytuacji, gdy do edytowanej komórki wprowadzimy od razu nową wartość, której brak w "słowniku", to zależnie od konkretnej kolumny i tabeli, program może dopuścić taką wartość, albo najczęściej zasygnalizować błąd i wrócić do edycji.

Zachowanie "zielonych" kolumn jest podobne do kontrolek "ComboBox", którymi można np. wybrać typ rejestru lub stawkę Vatu, jak to będzie omówione w podrozdziale Rejestr zakupu / sprzedaży. Różnica polega na tym, że w "ComboBox" mamy stałe wartości ustawione przez programistę, a w "zielonych" kolumnach Użytkownik poprzez edycję "słownika" na wpływ na zawartość kontrolującą. Poniżej przykładowo pokazano wprowadzoną fakturę do rejestru zakupu w której edycji "zielonej" kolumny poddano "Miejsce powstawania kosztów" kontrolowane przez tabelę "DekretRej", zawierającą wzorcowe dekrety wybranego typu rejestru i podanego "MPK".


Szerokość kolumn możemy zmieniać. Robimy to za pomocą "myszy". Ustawiamy wskaźnik "myszy" na kresce rozdzielającej nagłówki kolumn. Następnie naciskamy i trzymamy naciśnięty lewy klawisz "myszy" i przesuwamy "mysz" w prawo, aby zwiększyć lub lewo, aby zmniejszyć szerokość wybranej kolumny. Natomiast gdy podwójnie klikniemy "myszą" na kresce rozdzielającej nagłówki kolumn, to program sam ustali optymalną szerokość kolumny, tak aby widoczna była cała zawartość kolumny bez pustych miejsc.

Powinniśmy pamiętać o archiwowaniu (kopiowaniu) naszych zbiorów, zawsze jak wprowadzimy większą ilość danych. Większość danych programu Fk_MG zapamiętana jest w plikach systemu bazodanowego Oracle. Program "Oracle Database XE" przy instalacji dodaje do menu systemowego [Start -> Programy -> Oracle Database XE] polecenie do wykonania całościowej kopii bazy [Backup Database]   i   [Restore Database] do odtworzenia z kopii całej bazy Oracla.

Wybierając z menu głównego [Plik -> Archiwuj zbiory] program wykona eksport danych użytkownika MG_FK do pliku expmg.dmp i zapyta, czy chcemy zarchiwować expmg.dmp, a następnie pojawi nam się okno w którym [Wykonaj] uruchomimy procedurę archiwizacji plików z definicjami raportów (wydruków) i plików w których określono parametry działania programu Fk_MG. Tworzony jest plik typu [.Zip], którego nazwę możemy zmienić, ze skompresowanymi wszystkimi plikami typu [.Dbf], [.Fpt] i zbiorami typu [.rep]. Odtworzenie tak spakowanych zbiorów wykonamy wybierając z menu [Plik -> Odtwórz zbiory]. Przykładowy widok ekranu podczas archiwizacji przedstawiono poniżej.

Plik expmg.dmp tworzony jest za pomocą programu Exp.exe z folderu systemu Oracle, uruchamianego przez program Fk_MG przed procedurą archiwizacji. Odtworzenie obiektów użytkownika z pliku expmg.dmp możemy wykonać poprzez menu systemowe: [Start -> Programy -> MaGaBit -> Importuj tabele użytkownika MG_FK]. Odtworzenie to kasuje wszystkie istniejące przed odtworzeniem obiekty użytkownika MG_FK w systemie Oracle, zastępując je tymi, które zostały wcześnie wyeksportowane, w wersji jakiej istniały w momencie eksportu.

Życzę zadowolenia ze stosowania tego programu i proszę o wszelkie uwagi na adres:

    Maciej Gabrysiak