3. Obsługa programu TowaryMG dla magazynu lub sklepu.


Jeśli wcześniej eksploatowaliśmy DOS-owy program "Gospodarka towarowa" firmy MaGaBit, to powinniśmy rozpocząć od zaimportowania kartoteki kontrahentów z tego programu. Importu naszych kontrahentów dokonujemy do aktualnej firmy (wybranej w sposób opisany w podrozdziale Zasady działania), wybierając z głównego menu [Plik -> Stary progr. Gosp.towarowej -> Dopisz swoich kontrahentów]. Jeśli plik z kontrahentami występował pod nazwą ODBIORCY.DBF, to najpierw go kopiujemy, następnie zmieniamy jego nazwę na: KONTRAHE.DBF. Następnie możemy ustawić jako aktualny miesiąc, który będzie służył jako bilans otwarcia w nowym programie i wybieramy z menu [Plik -> Stary progr. Gosp.towarowej -> Utwórz kartotekę i BO]. Program na podstawie stanów na koniec wybranego miesiąca wygeneruje nam dokumenty BO i utworzy kartotekę towarów i usług pod nazwą MTowary.
Na koniec możemy przenieś obroty wybranego zakończonego miesiąca, ustalając jako aktualny miesiąc i wybierając z menu: [Plik -> Stary progr. Gosp.towarowej -> Dopisz obroty wybranego m-ca]. Czynności wyboru miesiąca i dopisania obrotów tego miesiąca możemy powtórzyć tyle razy, ile zechcemy przenieś miesięcy obrotów ze starego programu do nowego.


Eksploatacje programu możemy rozpocząć od dopisania swoich głównych kontrahentów dla danej firmy. Jest to wskazane, ponieważ późniejsze definiowanie faktur będzie prostsze, gdy będą już zdefiniowani kontrahenci. Nie dotyczy to kontrahentów z którymi mamy kontakty sporadyczne, ponieważ dla nich prościej jest zacząć od razu od definiowania faktury i w trakcie dodać kontrahenta jak to opisano w rozdziale Wprowadzanie obrotów.

Dla zachowania prostoty i wynikającej z niej wygody, autor sugeruje, aby symbol kontrahenta z tabeli "Kontrahe" stanowił analitykę konta księgowego np. 200-XNN999 dla rozrachunków z odbiorcami i 210-XNN999 dla rozrachunków z dostawcami, gdzie XNN999 to sześcioznakowy symbol kontrahenta. "X" to pierwsza litera miejscowości w której siedzibę ma dany kontrahent, a "NN" to pierwsze litery nazwy lub symbolu wyróżniającego kontrahenta np. dla PKN ORLEN mogą to być litery "OR", a dla osób fizycznych pierwsze dwie litery nazwiska. Ze względów praktycznych autor sugeruje użycie jako "XNN" dużych liter, bo np. dla firmy "Rafako" z Radomia XNN = "rra" na ekranach w wyższej rozdzielczości może być mylone z literami "na". Natomiast "999" w symbolu kontrahenta, to nr kolejny w ramach danej grupy. Przy stosowaniu powyższej zasady można będzie łatwo odszukać właściwego kontrahenta lub żądane konto rozrachunkowe.

Z menu głównego poprzez [Wprowadzanie -> Kartoteka kontrahentów] możemy wywołać "okno" w którym zobaczymy na ekranie istniejących kontrahentów, a za pomocą przycisków [Dodaj], [Usuń], [Zmień] związanego z wywołanym oknem, dopisywać nowe albo usuwać lub zmieniać istniejących kontrahentów. Dopisywanie nowych kontrahentów możemy również zrobić naciskając klawisze [Ctrl+F5], a usunięcie aktualnego wiersza klawiszami [Ctrl+F8].

Zapisywanie nazw i adresów kontrahentów małymi literami, oczywiście poza wyjątkami wynikającymi z zasad ortografii, zwiększa czytelność prezentowanych danych. Kontrahenci są przyporządkowani do wybranej firmy. Umożliwia to przypisanie w innej firmie pod takim samym symbolem zupełnie innego kontrahenta.

Najczęstszą formą prezentowania danych zawartych w jakimś pliku jest tablica jaką przedstawiono powyżej. Sposób obsługi jest bardzo podobny niezależnie od prezentowanej treści (zawartości). Działa więc menu kontekstowe jakie przedstawiono w poprzednim podrozdziale Zasady działania. Nagłówki kolumn w kolorze żółtym oznaczają, że dane pole wchodzi w skład wybranego porządku, czyli decyduje o kolejności wyświetlanych danych.

Gdy nagłówek kolumny niewiele nam mówi, możemy najechać wskaźnikiem myszy na ten nagłówek i wtedy najczęściej pojawi się obszerniejszy opis tej kolumny. Powyżej przedstawiono przykładowy widok ekranu z wywołaną kartoteką kontrahentów (dla firmy C) po najechaniu wskaźnikiem myszy na nazwę kolumny [Nr ceny]

Szerokość kolumn możemy zmieniać. Robimy to za pomocą "myszy". Ustawiamy wskaźnik "myszy" na kresce rozdzielającej nagłówki kolumn. Następnie naciskamy i trzymamy naciśnięty lewy klawisz "myszy" i przesuwamy "mysz" w prawo, aby zwiększyć lub lewo, aby zmniejszyć szerokość wybranej kolumny. Natomiast gdy podwójnie klikniemy "myszą" na kresce rozdzielającej nagłówki kolumn, to program sam ustali optymalną szerokość kolumny, tak aby widoczna była cała zawartość kolumny bez pustych miejsc.
Najczęściej po zamknięciu okna program zapamięta kolejność i szerokość poszczególnych kolumn i po następnym wywołaniu tego samego okna program odtworzy nam układ kolumn jaki zostawiliśmy ostatnio.


Powinniśmy pamiętać o archiwowaniu (kopiowaniu) naszych zbiorów, zawsze jak wprowadzimy większą ilość danych. Większość danych programu TowaryMG i Fk_MG zapamiętana jest w plikach systemu bazodanowego Oracle. Program "Oracle Database XE" przy instalacji dodaje do menu systemowego [Start -> Programy -> Oracle Database XE] polecenie do wykonania całościowej kopii bazy [Backup Database]   i   [Restore Database] do odtworzenia z kopii całej bazy Oracla.

Wybierając z menu głównego [Plik -> Archiwuj zbiory] program wykona eksport danych użytkownika MG_FK do pliku expmg.dmp i zapyta, czy chcemy zarchiwować expmg.dmp, a następnie pojawi nam się okno w którym przyciskiem [Wykonaj] uruchomimy procedurę archiwizacji plików z definicjami raportów (wydruków) i plików w których określono parametry działania programu TowaryMG. Tworzony jest plik typu [.Zip], którego nazwę możemy zmienić, ze skompresowanymi wszystkimi plikami typu [.Dbf], [.Fpt] i zbiorami typu [.rep]. Odtworzenie tak spakowanych zbiorów wykonamy wybierając z menu [Plik -> Odtwórz zbiory]. Przykładowy widok ekranu podczas archiwizacji przedstawiono poniżej.

Plik expmg.dmp tworzony jest za pomocą programu Exp.exe z folderu systemu Oracle, uruchamianego przez program TowaryMG przed procedurą archiwizacji. Odtworzenie obiektów użytkownika z pliku expmg.dmp możemy wykonać poprzez menu systemowe: [Start -> Programy -> MaGaBit -> Importuj tabele użytkownika MG_FK]. Odtworzenie to kasuje wszystkie istniejące przed odtworzeniem obiekty użytkownika MG_FK w systemie Oracle, zastępując je tymi, które zostały wcześnie wyeksportowane, w wersji jakiej istniały w momencie eksportu.

Życzę zadowolenia ze stosowania tego programu i proszę o wszelkie uwagi na adres:

    Maciej Gabrysiak