Zakładanie i zmiany kartoteki środków trwałych w programie ZasobyMG.

Dostęp do "okna" (pokazanego poniżej) w którym możemy wprowadzać obroty, uzyskamy z głównego menu [Wprowadzanie -> Wprowadzanie obrotów           Ctrl+O].

Wprowadzanie dokumentów obrotowych zawsze dokonujemy do aktualnie wybranego miesiąca księgowego wybranego w sposób opisany w Zasadach działania. Symbol wybranej firmy i miesiąca księgowego jest widoczny w tytule okna.

Za pomocą kontrolki (typu "combo box") "Symbol dokumentu" wybieramy jeden z kilku zdefiniowanych symboli. Wyboru możemy dokonać wprowadzając pierwszy znak żądanego symbolu dokumentu i następnie po rozwinięciu klawiszem [F4] albo kliknięciem lewego przycisku myszy na znaczku strzałki z prawej strony kontrolki, przewinięcie strzałkami do potrzebnego nam symbolu. Środki trwałe wprowadzamy do kartoteki dokumentem o symbolu "OTx", gdzie "x" pozwala określić rodzaj przychodu. Likwidacji środka trwałego wykonujemy dokumentem o symbolu "LTy", gdzie "y" określa rodzaj rozchodu.

Po wywołaniu okna wprowadzania dokumentów obrotowych (zapisywanych w tabeli "SrTrObro") kontrolka [nowy ? nr dokumentu] jest "zaznaczona" i wtedy program po wprowadzeniu wszystkich danych i naciśnięciu przycisku [Zatwierdź] (albo [lewy Alt + Z]) sam nada kolejny nr dokumentu w ramach wybranego typu. Gdy usuniemy "ptaszka" z kontrolki [nowy ? nr dokumentu], to wprowadzony nr dokumentu będziemy mogli przejrzeć lub zmienić. Gdy takiego nr dokumentu dotychczas nie wprowadziliśmy, albo gdy naciśniemy przycisk [Lupy] obok pola z nr dokumentu, to program wyświetli nam wszystkie dokumenty obrotowe z wybranego miesiąca. Jeśli kursor jest w polu "Nr dokumentu", to zamiast kliknąć w przycisk [Lupy], możemy użyć skrótu klawiaturowego [Ctrl + Enter]).

Grupę środków trwałych wybieramy z kontrolki (typu "combo box") "Grupa" w podobny sposób jak symbol dokumentu, albo wprowadzamy od razu żądaną grupę, albo rozwijamy kontrolkę np. klawiszem [F4] i następnie przewijamy strzałkami w górę lub w dół, zatwierdzając wybór [Enterem]. Wypełnienie pola "Podgrupa" nie jest konieczne, ale może być przydatne. Najczęściej stawki amortyzacji dla takich samych wartości "grupa + podgrupa" są identyczne, podobnie jak procenty urzędowych przeszacowań środków trwałych.

Pole "Data dokumentu" określa w przypadku dokumentów "OT" datę przyjęcia do użytkowania, a dla dokumentów "LT" datę likwidacji środka trwałego, natomiast w przypadku dokumentu "PT" lub "KR" datę, od której obowiązuje zmiana (amortyzacja będzie naliczona wg zmienionych zasad od następnego miesiąca).

Nr inwentarzowe środków trwałych nie mogą się pokrywać w ramach firmy, roku i grupy. Jeśli w dokumentach "OT" powtórzymy nr inwentarzowy, to program wyświetli stosowny komunikat, dodatkowo program po wyborze grupy dla dokumentów "OT" sam zaproponuje pierwszy wolny nr inwentarzowy.

Jeśli przy likwidacji środka trwałego nie pamiętamy jego nr inwentarzowego, to możemy wprowadzić jego grupę i nacisnąć [Ctrl + Enter] w polu "Nr inwentarzowy" (albo kliknąć na ikonce lupy), a program pokaże nam jakie mamy już wprowadzone środki trwałe.

Klawiszami strzałek i [Pg Down] oraz [Pg Up] możemy przewijać kartotekę środków w podoknie pokazanym poniżej, a klawiszem [Enter] zaakceptować nr inwentarzowy z wybranego wiersza. Prezentowane środki trwałe program wybiera z tabeli "SrTrKart" w ramach wybranej firmy i roku dla wybranej grupy.
Po akceptacji wyboru [Enter-em], program zamknie nam podokno z istniejącymi środkami trwałymi i przepisze nam do pola "nr inwentarzowy" w oknie wystawiania dokumentów obrotowych nr inwentarzowy wybranego środka.

Mamy możliwość amortyzacji środków trwałych na kilka sposobów. Wyboru dokonujemy za pomocą kontrolki "Wyróżnik amortyzacji" (typu "Combo box"). Wartość wyróżnika równa "1" oznacza najbardziej typową amortyzację liniową według podanej stawki amortyzacji rocznej. Wyróżnik amortyzacji = 4 użyjemy, gdy chcemy zamortyzować środek o wartości do 3500 zł od razu w 100 % w miesiącu wprowadzenia do ewidencji. Symbolu wyróżnika = 5 użyjemy, aby amortyzować przez kilka pierwszych miesięcy wybraną stawką amortyzacji np. dla stawki amortyzacji 25 %, środek będzie amortyzowany przez pierwsze 4 miesiące.

Pola "Miesiąc od:" i "amortyzowane przez miesięcy:" wypełniamy tylko wtedy, gdy wyróżnik amortyzacji ustawimy na 6 lub 7, czyli dla amortyzacji sezonowej. Pole "Miesiąc od" określa pierwszy miesiąc w roku, w którym naliczy się dla środka trwałego amortyzacja sezonowa i będzie się liczyła przez liczbę miesięcy podaną w polu "amortyzowane przez miesięcy" np. "Miesiąc od" = 4 i "amortyzowane przez miesięcy" = 7 oznacza amortyzacje od kwietnia do października włącznie.

Kod użytkownika środka trwałego, konto księgowe i kod księgowania umorzenia wprowadzamy wg podobnych zasad. Podanie nowej nie istniejącej dotychczas wartości w tabelach odpowiednio "SrTrUzytk", "Konta" lub "SrTrDekr", albo kliknięcie na przycisku [Lupy] obok danej kontrolki, wywoła nam stosowne podokno, w którym możemy wybrać jakąś istniejącą wartość klawiszami strzałek (albo [PgDown], [PgUp]) i [Enterem], albo dopisać nowy wiersz do tabeli przyciskiem [Dodaj].

Poniżej przedstawiono przykładowe podokno do wyboru lub dopisania nowego wiersza z kodami księgowania umorzenia. Konto księgowe, które wprowadzamy w dokumentach "OT", jest kontem kosztowym dla księgowania comiesięcznej amortyzacji danego środka trwałego. Natomiast w tabeli "SrTrDekr", do której odwołujemy się poprzez "kod księgowania", podajemy konto przeciwstawne najczęściej konto umorzeń. Konto umorzeń najczęściej jest wspólne dla całej grupy środków trwałych.

Proszę zwrócić uwagę na kolumnę "SymD" (symbol dokumentu). Dla księgowania amortyzacji wartość kolumny "SymD" musi być stała i równa "000". Jeśli będzie takie zapotrzebowanie, to w przyszłych wersjach programu wartości "SymD" będące odpowiednikami wprowadzanych dokumentów, posłużą do automatycznego zadekretowania do systemu Finansowo-Księgowego wprowadzonych obrotów. Więcej o tabeli "SrTrDekr" i sposobie jej wykorzystania w podrozdziale   Utworzenie PK z wartości amortyzacji.

W pole "Korekta amortyzacji" wprowadzamy wartość amortyzacji za poprzednie miesiące w sytuacji, gdy data dokumentu jest wcześniejsza od miesiąca do którego wprowadzamy obroty np. dokument "OT" dotarł do księgowość we wrześniu, ale na dokumencie podano datę przyjęcia do użytkowania 15 maja, a nie chcemy (nie powinniśmy) poprawiać poprzednich miesięcy. W takim przypadku w polu "Korekta amortyzacji" możemy wprowadzić kwotę amortyzacji za poprzednie 3 miesiące. Program do naliczanej amortyzacji za miesiąc wrzesień doda nam wartość z pola korekty.

W polu "Opis" możemy wprowadzić dowolny opis naszego środka trwałego, ograniczony do 4000 znaków. Kończymy wyprowadzanie obrotów klikając przycisk [Zatwierdź]. Wtedy program zapamiętuje wprowadzone dane w tabeli "SrTrObro" oraz gdy symbol dokumentu to [OT], to również dopisuje rekord do "SrTrKart".